IT-migratie bij Edex Food: zeven onderdelen, één plan

Zeven onderdelen op een rij

Edex Food is een groothandel in food, met een kantoor, een magazijn en een buitendienst. De IT stond bij een vorige IT-partij: een eigen Exchange-server, werken in een volledig remote bureaublad en geen centraal beheer van de werkplekken. Nimbus Cloudworks heeft dit in zeven onderdelen omgezet. Elk onderdeel kon los beoordeeld, getest en teruggedraaid worden.

Onderdeel	Van	Naar
Back-up	Geen aparte back-upoplossing	Nimbus Vault, twee keer per dag een back-up van alle servers
Netwerk	MikroTik	OPNsense met aparte netwerken, MikroTik blijft voor de wifi
E-mail	Eigen Exchange-server	Exchange Online, 23 postvakken, beheerd door Nimbus
Servers	Volledig remote bureaublad, losse en handmatig beheerde onderdelen	Eigen serveromgeving in ons datacenter, bedrijfsapplicaties als RemoteApp
Werkplekken	Geen centraal beheer, software handmatig geïnstalleerd	12 werkplekken via Intune en Autopilot, 3 flexplekken erbij
Telefonie	Eerdere Xelion-omgeving	Nieuwe Xelion-omgeving, de Xelion-app via Intune op elke werkplek
Internet	500/500	1000/1000 met een geteste 5G-lijn als back-up, live op 30 oktober 2026

Onze aanpak: voorbereiden naast het live netwerk

Bij elke omzetting werkten we in dezelfde volgorde: eerst de nieuwe situatie bouwen zonder dat die verkeer afhandelde, dan alles controleren, dan een moment kiezen dat er niemand werkt, en pas dan omzetten. Van de oude situatie bewaarden we een volledige back-up, zodat terugdraaien altijd mogelijk bleef.

Hulp bij zo'n volgorde? Bekijk onze werkwijze of laat eerst je situatie in kaart brengen met de IT-assessment.

Het netwerk: van MikroTik naar OPNsense

De bestaande router en firewall zijn vervangen door een OPNsense-firewall. De MikroTik bleef staan voor één taak: het beheer van de draadloze toegangspunten. Zo hoefde niet het hele wifi-netwerk opnieuw uitgerold te worden. Het kantoornetwerk is opgedeeld in aparte netwerken voor personeel, gasten, beveiliging en scanners.

De nieuwe firewall werd eerst klaargezet terwijl de oude router het werk bleef doen. De omzetting zelf vond buiten kantoortijd plaats en duurde enkele minuten. Achteraf bleken twee dingen aandacht nodig te hebben: de communicatie tussen het kantoornetwerk en het telefonienetwerk, en een instelling die in de configuratie uit leek te staan maar gewoon actief was. De servers staan achter een eigen firewall in het datacenter en zijn niet direct vanaf internet bereikbaar.

Wil je weten hoe je eigen netwerk ervoor staat? Lees meer over onze Cloud en Infrastructuur.

Back-up met Nimbus Vault

Voor de overstap was er geen aparte back-upoplossing. Nu draait alles via Nimbus Vault, ons eigen platform voor back-up en herstel. Vault maakt back-ups van S3-opslag, van virtuele machines op Proxmox, van laptops en servers via een agent, en van Microsoft 365. Voor Edex Food draait twee keer per dag een back-up van alle servers.

Taken staan per klant ingericht, met een eigen prijskaart per type back-up, zodat achteraf helder is wat er voor wie wordt bewaard. Het platform laat per taak de groei zien en bevat een vaste factuurbasis, zodat kosten uitlegbaar blijven.

E-mail: Exchange naar Microsoft 365

Edex Food draaide op een eigen Exchange-server bij de vorige IT-partij. Nimbus heeft die via een hybride migratie naar Microsoft 365 gebracht. Exchange en Microsoft 365 draaiden een tijd naast elkaar en de postvakken zijn één voor één op de achtergrond verhuisd (Remote Move). Medewerkers werkten intussen gewoon door.

Onderdeel	Resultaat
Postvakken	23: 17 van medewerkers en 6 gedeelde of functionele postvakken, zoals info@ en scanner@
Accounts	Gesynchroniseerd via Entra Connect, dus iedereen hield zijn e-mailadres en wachtwoord
Dataverlies	Geen: mail, agenda's, contacten en mappen zijn meegekomen
Beveiliging	MFA op alle accounts, Defender for Office 365 (Safe Links en Safe Attachments), SPF, DKIM en DMARC
Postvakgrootte	50 GB per medewerker

Tot slot zetten we de DNS (MX, Autodiscover en SPF) via Cloudflare om. Outlook pakte de nieuwe omgeving vanzelf op en waar nodig is een profiel opnieuw ingesteld. Ook de scan-to-mail van de printers werkt weer. Controleer je eigen domein met onze gratis DMARC-checker en SPF-checker.

Servers: RemoteApp in plaats van een volledig bureaublad

Nimbus heeft een complete nieuwe serveromgeving gebouwd in het eigen datacenter, op Proxmox. De overstap gebeurde in één weekend, 23 en 24 oktober 2026, met de laatste gegevens van vrijdag. Op maandag werkte iedereen gewoon verder.

De belangrijkste keuze: medewerkers werken niet meer in een volledig remote bureaublad, maar op hun eigen, centraal beheerde laptop of pc. Applicaties die op de server moeten draaien openen als RemoteApp: één icoon, alsof het lokaal draait.

RemoteApp via Intune

De RemoteApp gaat via Intune als app naar elke werkplek, met een snelkoppeling in het Startmenu en op het bureaublad. De verbinding is digitaal ondertekend met een eigen certificaat, dat Intune als vertrouwd zet, zodat medewerkers geen beveiligingswaarschuwingen krijgen. Een nieuwe versie wordt automatisch op alle werkplekken bijgewerkt.

Wat de omgeving doet

Functie	Wat het regelt
Domeincontroller	Centrale accounts en rechten
Identiteitssynchronisatie	Koppelt de eigen Active Directory aan Microsoft 365: één account en wachtwoord voor werkplek, Microsoft 365, Business Central en de bedrijfsapplicaties
SQL Server	Databases van de bedrijfsapplicaties en van het toegangssysteem, en de bron voor Power BI
RemoteApp en data	Remote Desktop, RemoteApp en de gedeelde schijven
Toegangscontrole	BioStar 2 voor deuren en prikklok, overgezet met alle 86 gebruikers en alle registraties
Power BI-gateway	Rapportages met actuele data uit de database en uit Business Central
Fileserver	Gedeelde data met rechten per groep
Firewall en beheer	Eigen firewall van de serveromgeving en een beheerserver van Nimbus

• Business Central staat centraal in de keten. De labelprinters, de handscanners en Power BI zijn gekoppeld aan Business Central.
• Labelprinten zonder handwerk. Business Central zet de labelgegevens in een beveiligde map. Loftware Automation op een via Intune beheerde printwerkplek pakt ze binnen 5 seconden op en print ze naar de Zebra-labelprinter in het magazijn.
• Financiële administratie. AccountView draait centraal op de server en opent als RemoteApp.
• Bestanden naar de cloud. De homefolders (ongeveer 61 GB) zijn met de SharePoint Migration Tool naar ieders OneDrive gezet, inclusief een delta op de dag van de overstap. De gedeelde data gaat naar Teams en SharePoint. Alles is bij de overdracht door Defender gescand.
• Buiten kantoor. Medewerkers werken via een VPN met MFA, die ook via Intune wordt uitgerold.

Werkplekken met Intune en Autopilot

12 werkplekken zijn actief: laptops en vaste pc's, op kantoor, in de buitendienst en in het magazijn, inclusief de labelprintwerkplek. Het hele park valt onder beheer van Nimbus via Intune. Er komen 3 flexplekken bij. Daar kan elke medewerker met het eigen account inloggen, bijvoorbeeld als een laptop is vergeten of defect is, en vindt direct zijn eigen omgeving terug: bestanden via OneDrive, mail, Teams, Business Central, de schijven, de RemoteApp, de printers en de eigen pincode via Windows Hello.

Alle werkplekken zijn op 24 oktober opnieuw geïnstalleerd via netwerkboot (Nimbus Boot) en Windows Autopilot, en zijn Entra joined. Voor een nieuwe laptop of pc geldt: registreren in Autopilot, uitpakken, inloggen met account en MFA. Intune zet daarna apps, RemoteApp, schijven, printers, VPN, instellingen en beveiliging klaar. Een defecte werkplek wordt op afstand opnieuw ingericht.

Beleid	Inhoud
Baseline	Ongeveer 40 configuratieprofielen volgens de Nimbus Intune-baseline, onze eigen beveiligingsstandaard
Beveiliging	BitLocker, Windows Hello, Defender, LAPS en de firewall
Updates	Updatebeleid in vaste ringen, zodat Windows en Office actueel zijn
Bestanden	OneDrive met Known Folder Move: bureaublad en documenten staan automatisch in OneDrive
Toegang	Compliancebeleid en Conditional Access met MFA

Het resultaat: geen losse installaties of handwerk per werkplek meer. Elke wijziging wordt centraal doorgevoerd en geldt direct voor alle laptops, pc's en flexplekken. Voor dit soort trajecten hebben we de dienst Modern Workplace, en voor het dagelijks beheer daarna Support en Beheer.

Telefonie en internet

De Xelion-app gaat via Intune naar elke werkplek en de bureautoestellen verhuizen naar een nieuwe Xelion-omgeving. Een telefonienetwerk apart houden van het kantoornetwerk is verstandig voor de kwaliteit en de beveiliging, maar vraagt om duidelijke regels voor wat er tussen de netwerken mag. Dat was precies waar we later nog een regel aan moesten toevoegen.

De internetlijn gaat van 500/500 naar 1000/1000 en is op 30 oktober 2026 live. Als back-up voor als de vaste lijn uitvalt is er een 5G-lijn, en die hebben we getest.

Wat we ervan geleerd hebben

• Bouw naast het live netwerk. Wat geen verkeer afhandelt, kun je risicoloos testen.
• Een instelling die uit lijkt, is niet altijd uit. Controleer het gedrag, niet alleen de configuratie.
• Zoek de stilzwijgende afspraken. Oude routers en koppelingsservers regelen vaak dingen die niemand heeft opgeschreven.
• Houd de terugweg open. Bewaar de oude configuratie en de back-up tot alles werkt.
• Laat de gebruiker op zijn eigen werkplek werken. Alleen wat echt op de server moet draaien, ga je via RemoteApp aanbieden.
• Documenteer. Bij Edex Food was de documentatie grotendeels ontbrekend. Nu is alles beschreven, met een wijzigingslog.

Hoe de beveiliging bij Edex Food is ingericht, op de werkplek, de servers, de mail en het DNS, lees je in het vervolg: Beveiliging bij Edex Food.

Veelgestelde vragen

Moet je alles tegelijk migreren?

Nee. Zeven losse onderdelen laten zich beter beheersen dan één grote omzetting. Kies een volgorde op basis van afhankelijkheden. Sommige onderdelen, zoals de servers, ga je wel in één weekend over.

Kunnen medewerkers blijven werken tijdens een mailmigratie?

Ja. Bij een hybride migratie draaien Exchange en Microsoft 365 naast elkaar en worden postvakken één voor één op de achtergrond verhuisd. Medewerkers behouden hun e-mailadres en wachtwoord.

Wat is het voordeel van RemoteApp boven een volledig remote bureaublad?

Medewerkers werken op hun eigen, centraal beheerde laptop of pc en openen alleen de applicaties die op de server moeten draaien als gewone app. Dat voelt als lokaal werken en maakt het beheer van de werkplek eenvoudiger.

Wat als een omzetting mislukt?

Daarom bewaar je de oude configuratie en werk je buiten kantoortijd. Met een goede voorbereiding kun je terug naar de oude situatie en het nog eens proberen.

Kan Nimbus Cloudworks zo'n traject ook voor ons doen?

Ja. We beginnen met een inventarisatie van wat je nu hebt en stellen daarna samen een volgorde op.